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Registro de trámites en Excel

Página web

El funcionamiento es que con ayuda de un bookmarklet, se recolecta la información necesaria. Al finalizar la jornada, se puede acceder desde la página web donde se podrá imprimir o descargar los datos para después vaciarlos a Excel de forma sencilla.

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Página web

Vista Excel

Esta es la vista general del dashboard, aquí es donde el usuario convive. Todas las funciones se pueden acceder desde esta hoja:

  • Registrar los trámites.
  • Generar gráficas.
  • Generar el reporte.
  • Visualizar el progreso y eficiencia.
  • Hacer comparaciones.
Excel
Vista Excel

Proceso de registro

El registro se puede hacer manual: se selecciona la oficina, la fecha que por defecto será el día actual omitiendo los días no hábiles y sin poder acceder a días futuros y se vacían los datos en los campos especificados. Se tiene la opción de no reporte y un espacio obligatorio para explicar el motivo.

La otra forma es registro es pegar directamente lo descargado de la página y se llenará rápidamente.

Proceso de registro

Almacenamiento de datos

Los datos van a una hoja aparte que no es accesible al usuario para evitar modificaciones al momento de compartir el archivo. Usualmente está oculta y con contraseña.

Almacenamiento de datos

Generar gráficas

Generar gráficas tiene múltiples opciones intuitivas. La interfaz ofrece una vista prevía que cambia en tiempo real conforme se incluyen campos.

Generar gráficas

Gráfica generada

La gráfica se puede generar en una hoja nueva, libro nuevo, archivo PDF y/o imagen PNG, si se genera en hoja nueva se puede modificar los estilos a preferencia y después exportarla a PDF o imagen PNG con atajos ctrl + p o ctrl + g respectivamente.

Gráfica generada

Generar reporte

El proceso es similar al generar gráficas. Se selecciona el rango de fechas a tomar en cuenta y los demás campos necesarios. Como opciones adicionales se puede configurar el tipo de archivo; en PDF o en una nueva hoja de Excel y la orientación de la hoja; vertical u horizontal.

Generar reporte

Resultado al generar reporte PDF

Al igual que al generar una gráfica, el reporte se puede personalizar al momento de exportarlo a una nueva hoja de Excel para después exportarla con ctrl + p. Al escoger el tipo de PDF directamente tomará el estilo por defecto mostrado.

Resultado al generar reporte PDF

Programación

El desarrollo del archivo se ha realizado con VBA (Visual Basic for Applications) y Excel 2016.

Visual Basic for Applications
Programación
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